Délais de paiement : surveillez vos encaissements

1/ UTILISEZ UN OUTIL DE GESTION PERFORMANT

Pour gérer efficacement son poste client, il est important d’avoir une visibilité complète sur l’ensemble de sa chaîne de facturation et d’encaissement, afin de pouvoir réagir rapidement en cas de retard de paiement. Cela nécessite un logiciel de facturation performant mais aussi paramétré à l’aune des besoins de l’entreprise. Si l’outil en fonction commence à dater, peut-être est-ce le moment de le renouveler. Les dernières générations de logiciels offrent de multiples fonctionnalités utiles pour affiner ce pilotage.

2/ DÉMATÉRIALISEZ VOS FACTURES

Entre l’impression des factures, la mise sous plis et l’acheminement par courrier, la facturation papier nécessite plusieurs jours. Ce qui rallonge d’autant les délais d’encaissement. En dématérialisant l’envoi des factures, les clients les reçoivent immédiatement et peuvent les traiter plus rapidement. Cela permet aussi d’adresser les factures directement à la bonne personne, via le bon canal (boîte mail, outil d’échange de données informatisées, serveur de facturation).

3/ INDIVIDUALISEZ LA GESTION DU POSTE CLIENT

Certains clients paient rubis sur l’ongle. D’autres se font régulièrement tirer l’oreille. Certains sont difficiles à joindre par téléphone mais sont réactifs aux e-mails, d’autres fonctionnent à l’inverse… Plutôt que de gérer la relation à l’identique pour tout le monde, mieux vaut tenir compte de ces spécificités et adopter une communication individualisée, notamment en ce qui concerne le recouvrement des factures. En se basant sur l’historique de la relation client, on pourra d’autant mieux anticiper les problèmes et privilégier les messages qui font mouche.

4/ SIMPLIFIEZ LE PROCESSUS DE PAIEMENT

Tous les clients ne paient pas leurs factures par chèque. Certains préfèrent émettre des virements ou régler leurs factures en ligne, par carte bancaire. Dans ces conditions, offrir le choix entre plusieurs moyens de paiement ne peut que contribuer à simplifier la gestion des factures chez le client et à fluidifier leur règlement.

5/ AYEZ RECOURS À L’AFFACTURAGE

C’est une bonne solution pour encaisser ses créances rapidement. De fait, l’affacturage permet d’être payé par le factor dès l’émission de la facture, à charge pour lui de récupérer la créance auprès du client (en échange d’une commission). Cela libère par la même occasion l’entreprise des contingences relatives au suivi et à l’encaissement des factures, puisqu’elle externalise cette charge. Si cette solution a un coût, elle mérite l’attention, d’autant qu’elle s’est largement démocratisée, avec des offres bien dimensionnées au profil des petites PME.

© Thibault Bertrand – Uni-médias - Mai 2021
Article à caractère informatif et publicitaire.